Facturation et paiements
La facturation se fait après la fermeture, et le recouvrement le mois suivant
La journée appartient aux véhicules, alors la paperasse attend, et chaque jour d'attente est un jour où l'argent est ailleurs. Fermez le bon de travail et la facture s'en construit, avec les heures, les pièces et les frais sur leurs propres lignes.
- Provenance Bon de travail 1042, fermé
- Main-d'œuvre 2,5 heures vendues
- Pièces Plaquettes et rotors, du stock
- État Finalisée, en attente de paiement
- Demande de paiement Envoyée par Stripe, payée sur la page de Stripe
- Solde $0.00
- État maintenant Payée
Une demande de paiement est un geste d'une personne. Rien ne part quand la facture est finalisée.
Ce que ça vous coûte
Votre dimanche soir est un poste de dépense
Vous financez vos clients, et vous payez du temps supplémentaire pour le faire. Il n'y a pas de statistique sur cette page. Demandez à votre équipe.
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Combien d'heures après la fermeture vont à retaper des bons de travail en factures?
C'est le dimanche soir, et il est payé.
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Combien de factures traînent impayées parce que les envoyer était une corvée?
Vous financez vos clients.
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Combien d'heures d'un travail n'ont jamais été facturées parce que personne ne les a notées?
Un chronomètre oublié, c'est du travail donné.
Une facture, du travail fermé au solde vieilli
Six moments où l'argent ralentit, et ce que fait MecanoPro à chacun.
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Fermer le travail
La facture se bâtit à partir du bon de travail
Fermer et facturer crée une nouvelle facture ouverte à partir des travaux approuvés, en cours ou terminés. La main-d'œuvre, les pièces, la sous-traitance et les frais passent sur leurs propres lignes, et une pièce liée à un article du catalogue reste sous sa ligne.
- C'est un brouillon jusqu'à ce que quelqu'un appuie sur Finaliser la facture, ce qui verrouille les lignes, retire le stock et, avec la comptabilité, l'inscrit aux livres.
- Un bon de travail se ferme une fois, en une seule facture, et une visite sans rien à facturer se ferme sans facture.
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Les heures
Des heures mesurées, pas devinées
Les techniciens commencent et terminent chaque travail au chronomètre, et vous choisissez de facturer en heures vendues, au taux fixe, ou en heures chronométrées. La marge du travail met les heures vendues en face des heures chronométrées : un travail qui dépasse se voit pendant qu'il roule.
- Une seule période compte pour au plus douze heures : un chronomètre oublié ne peut pas inventer une journée.
- Le rapport d'efficacité des techniciens totalise les heures chronométrées, vendues et disponibles de chaque personne, avec une exportation CSV.
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L'envoyer
Partie le jour même où le travail est fini
Une fois finalisée, envoyez la facture avec Envoyer la facture par courriel en PDF, ou Envoyer la facture par SMS. Le texto porte un lien vers une copie en ligne qui ne demande aucune connexion. Le panneau d'historique des courriels et textos montre quand elle est partie, à qui, qui a appuyé sur envoyer, et si le courriel a été ouvert.
- Le PDF est en anglais ou en français, au choix de la personne qui l'envoie. Un texto demande la messagerie texto raccordée et un numéro de cellulaire sur le contact.
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Se faire payer
Comptant, carte, ou demande de paiement
Encaisser un paiement consigne du comptant, un chèque ou tout mode que vous configurez, comme paiement ou acompte, avec le montant qui commence au solde complet. Pour une carte, envoyez une demande de paiement Stripe : Stripe envoie au client une facture qu'il règle sur sa propre page, dans sa langue. Ou débitez une carte qu'il a enregistrée chez vous.
- Un paiement peut être inférieur au solde, donc partiel, et un paiement supérieur s'affiche comme Trop-payé. Un acompte est un type de paiement, avec un reçu d'acompte en PDF que vous pouvez imprimer.
- Une carte qui demande 3D Secure ne peut pas être débitée sans surveillance : envoyez plutôt une demande de paiement, et le client la confirme lui-même.
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Au comptoir
Le client est là, carte en main
Encaisser au terminal envoie le solde à un terminal Moneris à votre comptoir. La fenêtre s'ouvre avec le solde déjà rempli, et vous pouvez changer le montant quand la carte ne paie qu'une partie de la vente. Le crédit et l'Interac passent tous deux par là.
- Un administrateur enregistre chaque terminal une fois, avec un nom, l'identifiant d'appareil sous lequel Moneris le connaît et le comptoir où il se trouve : la personne qui encaisse choisit celui où se trouve le client. Deux terminaux ne peuvent pas partager un identifiant d'appareil.
- Le paiement atterrit sur la facture comme argent reçu, sous l'un des deux modes intégrés, Moneris Terminal Credit ou Moneris Terminal Interac, et le solde et l'état se mettent à jour d'eux-mêmes.
- Les lots du terminal montrent ce que chaque terminal a encaissé, par jour et par numéro de lot sous lequel il a fermé, avec le nombre de transactions, le total et ce qui a été remboursé : vous pouvez le comparer au relevé que le terminal imprime.
- Encaisser au terminal est un droit à part, Peut encaisser au terminal : les gens qui prennent des cartes sont ceux que vous avez choisis.
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En souffrance
Ce qui est dû, et depuis quand
Une facture passe de Finalisée, en attente de paiement à Partiellement payée, Payée ou Trop-payée, et une étiquette rouge En retard avec le nombre de jours de retard apparaît quand elle est en retard. La liste des factures a des tuiles Total en souffrance et Factures en retard.
- Pour les administrateurs, les analyses montrent le vieillissement des comptes clients, de Pas encore dû à Plus de 90 jours, et le nombre moyen de jours avant paiement.
- Des rappels de paiement peuvent partir de 14 jours avant l'échéance à 60 jours après, par courriel, texto ou les deux, dans la langue du client, avec un interrupteur sur chaque facture.
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Ensuite
Payée, remboursée, et une demande d'avis
Quand une facture atteint Payée, une demande d'avis peut partir trois jours plus tard vers votre page Google ou votre propre site, et pas de nouveau avant 180 jours. Un remboursement par carte retourne à la carte par Stripe.
- Avec la comptabilité, les factures et les paiements s'inscrivent aux livres au fil des opérations : la fin de mois est une vérification, pas un exercice de ressaisie.
Où il s'arrête et où vous commencez
Se faire payer, c'est en partie du logiciel et en partie une habitude. Voici ce que MecanoPro vous laisse.
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En ligne, une carte est une demande, pas un bouton
Il n'y a pas de bouton payer sur le lien de la facture, le lien du texto ou le portail client. En ligne, une carte passe par une demande de paiement Stripe que quelqu'un envoie, ou par une carte enregistrée que quelqu'un qui en a le droit débite. Il faut un compte Stripe raccordé. Moneris ne sert qu'au terminal du comptoir.
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Moneris est activé pour tout le système
Les paiements au terminal dépendent d'un raccordement à Moneris configuré une fois pour votre système, avec l'identifiant de commerce, le jeton d'API et le choix entre essai et production. Tant qu'il ne l'est pas, les écrans Terminaux, les deux modes de paiement Moneris et le bouton Encaisser au terminal sont tous cachés. Si vous les attendiez, demandez à la personne qui s'occupe de votre système.
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Pas de facturation par étapes, pas de relevés
Un bon de travail se ferme une seule fois, en une seule facture. Un acompte ou un paiement partiel s'y consigne, mais MecanoPro ne calcule pas de pourcentage d'acompte, ne facture pas un travail en parties et ne produit pas de relevé de client. Le seul reçu est un reçu d'acompte en PDF que vous imprimez.
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Les rappels commencent désactivés
Les rappels de paiement et les demandes d'avis sont des tâches planifiées que vous activez. Un rappel ne part jamais le jour où vous finalisez, il peut avoir jusqu'à deux jours de retard, il ne porte qu'un lien pour voir la facture, et un texto demande la messagerie texto raccordée.
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Un remboursement est le paiement entier
Un remboursement comptant ou par chèque est seulement consigné. Un remboursement par carte retourne par Stripe, ce qui peut rester en attente des jours, ou est annulé au terminal. Un paiement Interac ne peut pas être remboursé depuis le logiciel : la carte du client doit être présentée au terminal, et vous consignez un remboursement manuel pour que les livres balancent. Si un terminal ne confirme pas une annulation, vérifiez-le avant de réessayer.
Les ateliers payés à la remise ont cessé de facturer le dimanche
Apportez un travail terminé. Nous le mènerons du bon de travail à une facture payée devant vous, et vous déciderez si le dimanche vaut la peine d'être gardé.
Voyez-le fonctionner sur vos propres bons de travail
Trente minutes, à l'heure qui convient à l'atelier. Nous y chargeons quelques-uns de vos vrais contrats et vous nous dites où ça accrocherait.