Finalisez la facture. Les livres le savent déjà.
Les factures, les paiements, les achats et les dépenses s'inscrivent au grand livre au fil des opérations, en débits et crédits équilibrés. Vous lisez, vérifiez et clôturez les livres. Vous ne les ressaisissez jamais. Inclus avec Pro et Elite, et offert en option en dessous.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Facture 1042 finalisée | ||
| Comptes clients | 919,80 | |
| Ventes - main-d'œuvre | 320,00 | |
| Ventes - pièces | 480,00 | |
| TPS perçue | 40,00 | |
| TVQ perçue | 79,80 | |
| Coût des marchandises vendues | 276,00 | |
| Inventaire | 276,00 | |
| Équilibrée | 1 195,80 | 1 195,80 |
| Une modification tardive est refusée : les livres sont fermés jusqu'au 31 mars | ||
Du comptoir à la clôture
Sept arrêts entre un travail terminé et une année close, et ce que font les livres à chacun.
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Facture
Un travail est terminé et la facture est finalisée
Ses écritures sont inscrites au même moment : la vente, les taxes perçues et, pour une pièce en stock, ce qu'elle vous a coûté, retiré de l'inventaire.
- Chaque ligne s'inscrit dans les comptes de son produit ou service, ou de sa catégorie. Chaque taxe et chaque mode de paiement a les siens.
- Si un compte manque ou que les écritures ne s'équilibrent pas, la facture n'est pas finalisée et on vous dit pourquoi. Rien n'est enregistré à moitié.
- Reprendre une vente finalisée passe par la réouverture de la facture, qui retire ses écritures. C'est refusé dès qu'un paiement y est enregistré ou que sa date tombe dans une période close.
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Paiement
Le client paie
Le paiement est enregistré sur la facture, l'argent va au compte du mode de paiement utilisé et le compte client est soldé.
- Payé plus que prévu? Le client se retrouve avec un crédit plutôt que de voir la différence disparaître.
- Un paiement remboursé ou supprimé est annulé par une écriture de contrepartie : l'historique montre toujours ce qui s'est passé.
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Achats
Des pièces arrivent et une facture entre
Passez un achat et ce que vous devez au fournisseur est tout de suite aux livres. Enregistrez une dépense et elle attend comme une facture à payer. Payez l'une ou l'autre et le compte fournisseur est soldé.
- Un achat inscrit son stock comme inventaire en transit. La réception des marchandises le fait passer à l'inventaire.
- Une dépense va à son propre compte de dépenses, avec la taxe payée, et reste due jusqu'à son paiement.
- Annuler un achat inscrit des écritures de contrepartie au lieu d'effacer quoi que ce soit.
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Soldes
Qui vous doit, et à qui vous devez
Les comptes clients et fournisseurs listent ce qu'on vous doit et ce que vous devez, lus dans les livres eux-mêmes : ils concordent toujours avec le bilan.
- Toute personne qui peut ouvrir la comptabilité peut lire les deux listes.
- Des rapports par client et par fournisseur, et des rapports de vieillissement qui classent chaque dette en Courant, 1-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours de retard. Ces derniers s'exportent aussi en tableur.
- Vieillissez une dette à partir de son échéance, ou de la date de facture pour voir depuis combien de temps vous attendez vraiment.
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Banque
Le relevé bancaire arrive
Cochez chaque écriture qui figure au relevé jusqu'à ce que plus rien ne reste inexpliqué. Ce que vous avez rapproché est verrouillé.
- Il s'applique aux comptes de banque et de caisse, avec un seul rapprochement en cours par compte.
- Chaque relevé commence là où le précédent s'est terminé, et une écriture réglée une fois ne revient pas sur un relevé suivant.
- Le rapprochement demande la permission Modifier, pas Administrateur : la personne qui rapproche la banque n'est pas forcément celle qui clôture les livres.
- La page d'accueil de la comptabilité vous avertit quand un compte est resté plus de 35 jours sans relevé rapproché.
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Fin de mois
Le mois est terminé
Clôturez la période une fois vos rapports produits. Rien de daté dans une période close ne peut être ajouté, modifié, supprimé ni restauré, peu importe le module d'où ça vient.
- Les périodes sont mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Elles se clôturent dans l'ordre, la plus ancienne d'abord, et seulement après leur dernier jour.
- Bilan, état des résultats et balance de vérification en PDF, et un rapport des taxes de vente avec la taxe perçue, la taxe payée et le net à remettre.
- Un rapport des documents non comptabilisés trouve toute facture, tout achat, toute dépense ou tout paiement qui n'a pas atteint les livres.
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Fin d'année
La dernière période de l'année se clôture
Il n'y a pas de bouton de fin d'année distinct. Clôturer la dernière période de l'année inscrit les écritures de clôture et reporte le résultat aux bénéfices non répartis.
- La fenêtre de clôture montre exactement ce qui sera inscrit avant que vous confirmiez.
- Pour une société par actions avec un taux d'impôt défini et un bénéfice, une estimation de l'impôt de l'année est d'abord inscrite. Vous pouvez choisir de ne pas la comptabiliser.
- Rouvrez la dernière période de l'année et les écritures de clôture sont annulées.
Des livres en qui avoir confiance
Des livres ne valent la peine que si personne n'a à se demander d'où vient un chiffre. Voici les règles que le logiciel respecte à votre place.
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Chaque écriture s'équilibre
Une transaction est faite de débits et de crédits qui s'additionnent. Une transaction déséquilibrée est refusée, tout comme la facture ou le paiement qui l'a causée.
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Corrigez le document, pas l'écriture
La plupart des écritures sont inscrites par la facture, le paiement, l'achat ou la dépense auxquels elles appartiennent. Pour corriger un chiffre, corrigez sa source et les livres suivent. L'écriture manuelle sert quand la source ne peut pas changer.
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Une période close le reste
Ajouter, modifier, supprimer et restaurer sont tous refusés à l'intérieur. Les écritures rapprochées, les soldes d'ouverture et les écritures de clôture d'une année le sont aussi. Un administrateur peut rouvrir une période, la plus récente d'abord, et le message dit quelle règle vous a arrêté.
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Il vous dit ce qui manque
La vérification de la configuration liste chaque compte qu'il manque encore à un produit, une taxe ou un mode de paiement, avec un lien vers l'écran qui règle ça. Les documents non comptabilisés listent tout ce qui n'a pas atteint les livres.
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Les bonnes personnes voient les livres
Quiconque a la permission Voir peut lire le grand livre, les comptes clients et les comptes fournisseurs. Les rapports, les périodes, les réglages et les montants de la page d'accueil demandent Administrateur. Les permissions sont par rôle : un technicien voit le travail, pas les livres.
Vous venez d'un autre logiciel? Apportez votre plan comptable.
Vos livres n'ont pas à repartir de zéro. Chargez vos comptes, indiquez ce que chacun contenait à votre date de départ et continuez à partir de là.
- Un assistant de configuration choisit votre année fiscale, installe un plan de départ et indique à chaque catégorie de produits, taxe et mode de paiement dans quel compte inscrire.
- Importez votre propre plan comptable depuis un fichier CSV. Chaque compte importé passe les mêmes vérifications qu'un compte saisi à la main.
- Fixez le jour où vos livres commencent, entrez ce que chaque compte contenait et inscrivez le tout en une écriture datée et équilibrée. Rien de plus ancien ne peut être inscrit.
- Tant que la configuration n'est pas terminée, les administrateurs y sont ramenés : rien ne s'inscrit dans des livres non configurés.
La comptabilité est incluse avec Pro et Elite, et offerte en option sur les forfaits en dessous.
Voyez-le fonctionner sur vos propres bons de travail
Trente minutes, à l'heure qui convient à l'atelier. Nous y chargeons quelques-uns de vos vrais contrats et vous nous dites où ça accrocherait.