Soumissions et approbations

Le véhicule reste sur le pont en attendant un retour d'appel

Vous avez trouvé le deuxième problème, le client est au travail, et la baie est occupée par un travail que personne n'a autorisé. MecanoPro met le prix sur le téléphone du client, obtient une signature et garde la copie signée avec son horodatage.

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Soumission 3180 Signée
  1. Client Julie Tremblay, Subaru Outback 2019
  2. Travail 1 : freins avant 412,00 $ - Approuvé
  3. Travail 2 : jambes de force Refusé, suivi le 15 janv.
  4. Envoyée Par texto, pour signature
  5. Signée Sur le téléphone du client, 14 h 41
  6. Consigné Nom, heure et adresse IP
  7. Valide jusqu'au 17 nov.

Les jambes de force ont été refusées, pas oubliées : elles ont une date de suivi.

Copie signée envoyée au client par courriel et gardée au dossier.

Une soumission, après sa signature. Le client et les montants sont un exemple.

Ce que ça vous coûte

Un « allez-y » verbal ne vaut rien quand la facture arrive

Un travail fait sur un appel téléphonique est un travail que vous risquez d'absorber, et chaque heure où un véhicule reste inactif sur un pont est une heure que vous ne pouvez pas vendre. Il n'y a pas de statistique sur cette page. Demandez à votre équipe.

  1. Quand un client a-t-il dit pour la dernière fois « je n'ai jamais accepté ça »?

    Un travail fait sur un appel téléphonique est un travail que vous risquez d'absorber.

  2. Combien de temps le dernier véhicule est-il resté sur un pont à attendre que quelqu'un décide?

    Une baie occupée est une baie que vous ne pouvez pas vendre.

  3. Qu'avez-vous trouvé le mois dernier et dont vous n'avez plus jamais reparlé?

    C'est du revenu trouvé et non encaissé.

Une soumission, du constat au suivi

Six moments où une approbation se perd, et ce que MecanoPro garde à chacun.

  1. Le constat

    Un technicien trouve le deuxième problème

    Le technicien soulève un Constat sur le travail : ce qu'il faut faire, ce qui a été trouvé, les heures de main-d'œuvre suggérées et jusqu'à trois pièces suggérées, avec photos. Le conseiller le tarife comme travail additionnel.

    • Chaque travail a son propre statut : En attente d'approbation, Approuvé, En cours, Terminé, Refusé ou Reporté.
    • Le chronomètre est verrouillé sur un travail en attente d'approbation : personne ne travaille sur ce que le client n'a pas accepté.

    Voir Bons de travail et atelier

  2. La soumission

    Bâtie à partir de ce que vous vendez déjà

    Ajoutez des lignes avec Ajout rapide depuis vos services et produits enregistrés, ou comme articles ponctuels que vous pouvez enregistrer au catalogue. Les remises permanentes d'un client s'appliquent d'elles-mêmes, les taxes suivent vos groupes de taxes, et une soumission affiche sa date de validité.

    • Depuis un bon de travail, Soumettre pour approbation met les travaux en attente sur une soumission, qui expire dans 30 jours sauf si vous changez ça.
    • L'écran de soumission a un panneau pour les photos du travail. Elles sont pour votre équipe : elles ne sont pas dans le PDF, le texto ni le lien de signature.
    • Elle part en PDF en anglais ou en français, au choix de la personne qui l'envoie.

    Voir Soumissions et approbations

  3. La signature

    Signée depuis un téléphone, par écrit

    Envoyez-la pour signature par courriel ou texto. Le client ouvre un lien privé sans connexion ni application, tape son nom, dessine sa signature et coche que c'est aussi contraignant qu'une signature manuscrite. Personne n'a à le joindre par téléphone.

    • Ce qui est consigné, c'est le nom saisi, l'heure, l'adresse IP et l'image de la signature. La copie signée est la soumission avec une page de certificat de signature électronique, envoyée par courriel aux signataires et gardée au dossier.
    • Les rappels partent aux trois jours, jusqu'à trois fois, une fois la tâche planifiée activée. Elle est désactivée au départ.
    • Au comptoir, remettez-leur la tablette avec Signer en personne. Ou consignez une acceptation à la main : en personne, par téléphone, par courriel, par texto ou autre.

    Voir Signatures électroniques

  4. Les travaux

    Approuvés, et jamais au-delà du chiffre

    Une soumission signée ou acceptée approuve les travaux qu'elle contient, et une soumission annulée les refuse. L'approbation vit sur la soumission, jamais sur le bon de travail : ce qui a été convenu est sur le document que le client a signé.

    • Un travail ne peut pas dépasser sa soumission plus le pourcentage que vous permettez sans nouvelle approbation. Il commence à zéro, et le wiki dit de vérifier les règles de votre province.
    • Refusez ou reportez un travail et il reçoit une date de suivi, à trois mois sauf si vous en choisissez une autre. Retour à l'attente l'annule.

    Voir Bons de travail et atelier

  5. La facture

    Une étape jusqu'à la facture

    Une soumission sans bon de travail se convertit avec Convertir en facture, et le client, le véhicule, chaque ligne et les remises passent tels que soumis. Pour un bon de travail, Fermer et facturer bâtit la facture à partir des travaux, et les soumissions qui les soutiennent sont marquées converties.

    • La nouvelle facture reçoit un nouveau numéro et la date du jour, et commence comme brouillon. La soumission est verrouillée comme Convertie en facture, avec un lien vers celle-ci.
    • Par défaut, une soumission doit être acceptée avant de pouvoir être convertie.

    Voir Facturation et paiements

  6. Trois mois plus tard

    Le travail auquel le client a dit non

    Le rapport Travaux refusés liste ce qui doit revenir, avec le client, le véhicule, le kilométrage de l'époque et l'estimation. Soumettre de nouveau transforme une ligne en nouvelle soumission en une étape.

    • C'est une liste d'appels : rien n'est envoyé tout seul, et un travail sans date apparaît quand même dans À faire.
    • Pour les administrateurs, le rapport des soumissions et le rapport de conversion montrent combien de soumissions sont ouvertes, combien ont été acceptées et combien expirent d'ici sept jours.

    Voir Bons de travail et atelier

Où il s'arrête et où vous commencez

Une approbation que vous pouvez produire ne vaut que ce que vaut la façon dont elle a été obtenue. Voici ce que MecanoPro vous laisse.

  • Une soumission est modifiée sur place

    Il n'y a pas d'historique de versions d'une soumission. Modifiez-la et renvoyez-la : chaque copie signée est conservée telle que signée, avec sa page de certificat. Une fois une demande envoyée, ses zones de signature sont verrouillées, et après une signature elle ne peut qu'être annulée.

  • Le texto sert aux demandes de signature

    Il n'y a pas de simple envoi par texto de la soumission. Un texto porte un lien pour la signer, pas un PDF ni vos photos, et les soumissions ne sont pas dans le portail client : le client voit un PDF ou la page de signature.

  • Accepté par téléphone est une note, pas une preuve

    Marquer comme acceptée consigne qui a accepté, comment, quand et qui l'a consigné, et peut être annulé. Une signature ne peut pas l'être. Seule la signature est vérifiée par la main du client.

  • La signature demande les bonnes pièces

    Elle demande le module Signatures électroniques, une adresse courriel sur la fiche de l'expéditeur et sur le contact, et un texto demande la messagerie texto raccordée. Les rappels sont une tâche planifiée qui commence désactivée.

Quelque part sur vos ponts, en ce moment, un travail attend un appel

Venez voir une soumission passer de la trouvaille d'un technicien à une approbation signée sur le téléphone du client en moins d'une minute - puis imaginez ça sur le travail de demain.

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