Communications
La conversation est éparpillée sur quatre appareils
Une partie est sur le téléphone de l'atelier, une autre sur un cellulaire personnel, une autre dans une boîte courriel que personne d'autre n'ouvre. Quand un client conteste l'entente, rien n'est produisible. MecanoPro garde chaque texto et chaque courriel sur la fiche du client, peu importe qui l'a envoyé et depuis quel appareil.
- Mon Outback est-il prêt?
- Oui, il est prêt. Nous sommes ouverts jusqu'à 18 h. Vous pouvez le suivre ici : mecanopro.example/s/4f2a
- Client avisé que c'est prêt : Marc, par texto
- Merci! Je serai là à 17 h.
- Appel manqué, 16 h 12 : texto envoyé automatiquement
Ce que ça vous coûte
Chaque appel « est-ce prêt ? » est un travail que vous faites deux fois
Quelqu'un arrête ce qu'il fait, marche jusqu'à la baie, regarde, revient et rappelle le client. Ajoutez le client raté parce que le téléphone sonnait pendant que tout le monde était sous un capot. Il n'y a pas de statistique sur cette page. Demandez à votre équipe.
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Combien de fois par jour quelqu'un marche-t-il jusqu'à la baie pour répondre à un client?
Il s'arrête, regarde, revient et rappelle : le travail est fait deux fois.
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Quel téléphone contient la dernière chose qu'on a dite au client?
Si c'est un cellulaire personnel, l'atelier ne l'a pas.
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Qu'arrive-t-il à l'appel que personne n'a pris?
Habituellement, l'appelant essaie l'atelier suivant sur la liste.
Un client, de « prêt » à l'appel que personne n'a pris
Sept moments où la conversation s'éparpille, et ce que MecanoPro garde ensemble à chacun.
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14 h 05
Le véhicule est prêt
Sur un bon de travail Prêt, un seul geste envoie un texto ou un courriel Véhicule prêt avec le message déjà rédigé, dans la langue du client, avec un lien vers sa page d'état. La fiche indique qui l'a envoyé, quand et comment.
- C'est le geste d'une personne : personne n'apprend qu'un véhicule est prêt avant qu'il le soit. Rien n'est envoyé quand un bon de travail atteint simplement Prêt.
- Un texto demande la messagerie texto raccordée et un numéro de cellulaire sur le contact.
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Toute la journée
« C'est fini? » sans interrompre personne
Chaque client peut avoir une page d'état privée qui ne demande aucune connexion. Elle montre où en est le véhicule, d'Arrivé à En cours, Contrôle qualité, Prêt et Remis, avec l'heure prévue, les travaux avec leurs montants, vos photos, et une soumission à signer.
- Quiconque a le lien peut l'ouvrir : c'est un lien que vous envoyez au client, pas un lien à afficher. Il expire 90 jours après la fermeture du bon de travail, sauf si vous changez ça.
- La page se termine par Des questions? Appelez-nous : le seul appel qui reste est celui qui vaut la peine.
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Un message
Écrit une fois, gardé au dossier
Depuis n'importe quel client, contact ou prospect, Envoyer un message ouvre une fenêtre avec le mode (courriel ou texto), l'expéditeur, l'objet, un modèle et le message. Voir les communications montre toute la conversation avec cette personne, avec une recherche, envoyés et reçus ensemble.
- Enregistrez n'importe quel message comme modèle, un jeu pour les courriels et un pour les textos, visible seulement par vous ou par tous les administrateurs, avec des champs pour le prénom, le nom, l'expéditeur et l'entreprise.
- Les messages sont mis en file plutôt qu'instantanés, et les messages envoyés et reçus sont tous consignés à la chronologie d'activité. Les textos reçus s'affichent comme Lu ou Non lu.
- Un courriel peut porter jusqu'à dix pièces jointes. Un texto porte une image et rien d'autre.
- Un courriel peut partir de l'adresse Google Workspace, Microsoft 365 ou Zoho Mail d'un membre de l'équipe, avec les réponses consignées sur la fiche. Voir Intégrations courriel.
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Un message Facebook
Le client a plutôt écrit à votre page
Raccordez une fois la page Facebook de votre atelier et chaque conversation Messenger avec elle arrive dans le même fil que les textos et les courriels, avec un compteur de non lus et une alerte à votre équipe. Personne n'a à ouvrir Facebook pour savoir qui a écrit.
- Facebook ne donne à la page ni numéro de téléphone ni adresse courriel : un nouvel expéditeur devient un nouveau prospect, nommé d'après son profil Facebook. Le lier à un client déjà au dossier est une décision d'une personne, jamais automatique.
- Raccorder la page revient à un administrateur, et la personne doit avoir sur la page un rôle qui permet la messagerie.
- Les messages sont reçus ici. La réponse se fait encore dans Facebook.
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La soumission, la facture
Ce qui a été envoyé, et si ça a été ouvert
Chaque soumission et chaque facture a son bouton Envoyer une communication et un panneau d'historique des courriels et textos : quand, Envoyé, Échoué ou en attente, à qui, qui a appuyé sur envoyer, l'objet, et pour un courriel, Ouvert une fois ou Ouvert plusieurs fois.
- Une facture envoyée par texto part sous forme de lien vers une copie en ligne qui ne demande aucune connexion, pas en PDF, et elle s'ouvre dans la langue par défaut du système.
- Quand un client dit ne jamais l'avoir reçue, l'historique dit qui l'a envoyée, quand, et si elle a échoué.
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Français et anglais
Chaque client dans sa langue
Un client a une langue préférée, et ce que MecanoPro envoie seul la suit : rappels de rendez-vous, rappels de paiement, demandes d'avis, réponse après appel manqué et rappels de changement de pneus. Chaque membre de votre équipe choisit sa propre langue à l'écran.
- Le bon de travail s'imprime en PDF en anglais ou en français, et un client qui a désactivé les courriels ou les textos ne reçoit pas ce genre de rappel.
- Les PDF de soumission et de facture sont imprimés dans la langue que choisit la personne qui les envoie dans le menu, qui n'est pas toujours celle du client.
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16 h 12
Le téléphone sonne et tout le monde est sous un capot Élite et plus
Avec le système téléphonique, chaque appel est une ligne de plus dans l'historique du client, à côté des courriels et des textos. Un appel manqué d'un cellulaire reçoit un texto automatique dans la langue de l'appelant : le contrat ne part pas ailleurs.
- Les appels répondus et les messages vocaux sont enregistrés, toute personne avec Voir peut les écouter, et le téléchargement demande Admin. Un appel est consigné à la chronologie de la personne, par exemple 4:12 - enregistré.
- Les transcriptions et les résumés IA s'activent dans les réglages. Un résumé n'est fait que pour un appel de plus de quelques échanges.
- Le texto automatique est envoyé une fois par appel, seulement pour un appelant au dossier, et seulement si vous avez rédigé le message.
Où il s'arrête et où vous commencez
Un dossier de chaque message ne vaut que ce qui y a transité. Voici ce qu'il vous laisse.
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Un fil est une conversation, pas une boîte partagée
Les messages sont gardés par personne et par client. La réponse par courriel d'un client n'est consignée que si la boîte qu'elle a atteinte est raccordée (Google Workspace, Microsoft 365 ou Zoho Mail) et que la lecture des boîtes est activée, ce qui n'est pas le cas par défaut, et un texto entrant demande que la clé de réception soit configurée.
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Rien ne part tout seul
Le message « prêt », une demande de signature et une invitation à laisser un avis sont chacun un geste d'une personne. Un texto demande la messagerie texto raccordée et un numéro de cellulaire sur le contact, et chaque fonction de texto est cachée sans elle.
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Les désabonnements vivent là où MecanoPro envoie seul
Une demande d'avis porte son propre lien Ne plus me demander, et un client peut désactiver les rappels par courriel ou texto dans son portail. Un message que votre équipe rédige à la main n'a pas de désabonnement : celui-là relève de votre jugement.
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Le téléphone est un projet en soi
Il se raccorde à un serveur téléphonique par un installateur, les transcriptions demandent le module IA et une clé de reconnaissance vocale et coûtent un peu par appel, et qui peut écouter se règle par permission. Le reste de cette page fonctionne sans lui.
Vos clients veulent déjà avoir de vos nouvelles sans appeler
Pendant la démo, nous envoyons un vrai texto à votre propre téléphone, depuis un vrai bon de travail, et vous voyez exactement ce que verrait votre client.
Voyez-le fonctionner sur vos propres bons de travail
Trente minutes, à l'heure qui convient à l'atelier. Nous y chargeons quelques-uns de vos vrais contrats et vous nous dites où ça accrocherait.