Horaire
Votre calendrier n'existe que dans une seule pièce
La personne au comptoir ne le voit pas : « quand pouvez-vous me prendre? » obtient une réponse devinée. Deux personnes y écrivent dans la même heure et la même baie est promise deux fois. MecanoPro place un seul horaire en direct devant le comptoir, les baies et les techniciens.
La baie 2 est déjà prise à 10 h 30. L'enregistrement est refusé tant que le chevauchement existe.
Ce que ça vous coûte
Une baie vide est ce qu'il y a de plus coûteux dans votre atelier
Un technicien est payé qu'il y ait ou non un véhicule dans la baie. Chaque absence, et chaque plage réservée deux fois qui se transforme en attente au comptoir, est du temps payé que vous ne pouvez pas facturer. Faites le calcul avec vos propres chiffres.
Il n'y a pas de statistique ici. C'est votre compte et votre taux.
Un mardi, avec un seul horaire
Six moments où votre calendrier vous laisse tomber, et ce que fait l'horaire à chacun.
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7 h 02
Un client annule par texto
Aujourd'hui Le client a oublié, ou a annulé par texto à 7 h sans que personne sache si ça compte encore. L'heure est perdue dans les deux cas.
Avec MecanoPro Chaque rendez-vous confirmé est rappelé, par texto, courriel ou les deux, aux délais que vous choisissez, de 15 minutes à une semaine d'avance. Le client confirme ou annule depuis le lien du rappel. Sans connexion, sans jeu de téléphone.
- Vous fixez une fois ce que leur bouton d'annulation fait vraiment : aviser l'atelier et laisser le rendez-vous, annuler seul s'il reste du temps avant une heure limite que vous choisissez, ou annuler tout de suite.
- Une coche verte apparaît sur le rendez-vous quand ils confirment. Une annulation à laquelle vous n'avez pas répondu s'affiche comme Annulation demandée : c'est la liste à parcourir chaque matin.
- Rien ne se passe avant qu'ils appuient sur le bouton de la page. Un logiciel de courriel qui prévisualise le lien ne change rien.
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8 h 15
Deux personnes écrivent sur la même plage
Aujourd'hui Deux personnes écrivent sur le même calendrier et une baie est promise à deux clients. Vous l'apprenez quand les deux camions sont dans la cour.
Avec MecanoPro La fenêtre de réservation vérifie l'horaire dès que vous changez l'heure, la baie ou le technicien. Si cette baie ou cette personne a déjà quelque chose qui chevauche, un avertissement rouge apparaît avant que vous enregistriez, et l'enregistrement est refusé tant que le chevauchement existe.
- Glissez un rendez-vous vers une autre heure ou une autre baie et la même vérification s'applique. Une baie ne contient qu'un rendez-vous à la fois, et un technicien ne peut pas être à deux endroits.
- Donnez-lui une durée honnête. Toute la journée en dépend, et une heure réservée pour un travail de deux heures fausse chaque vue jusqu'au soir.
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10 h 40
Le comptoir prend un appel : quand pouvez-vous me prendre?
Aujourd'hui La personne qui répond ne voit pas le calendrier : la réponse est une supposition, et elle s'écrit sur un papillon adhésif.
Avec MecanoPro Le comptoir lit l'horaire que l'atelier utilise. Cliquez sur une plage libre et le rendez-vous s'ouvre avec cette heure et cette baie déjà remplies.
- Cherchez avant de créer. La même personne qui réserve deux fois doit être un seul client avec deux rendez-vous, et la liste de véhicules n'offre que les véhicules actifs de ce client.
- Choisissez un véhicule et une case Kilométrage apparaît. Ce que vous y inscrivez va dans l'historique de kilométrage du véhicule.
- Avec la facturation, rattachez la soumission du client au rendez-vous, ou créez un rendez-vous depuis la soumission. Il suit la soumission jusqu'à la facture qu'elle devient.
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13 h 30
Une demande de réservation est arrivée pendant la nuit Croissance et plus
Aujourd'hui Les demandes arrivent en messages vocaux et courriels, sont saisies deux fois, ou oubliées d'ici jeudi. Le client qui voulait une plage a réservé ailleurs.
Avec MecanoPro Votre site reçoit la demande, avec une date, une heure dans vos heures d'ouverture et le véhicule, et elle atterrit à l'horaire comme rendez-vous en attente. Un badge à l'horaire compte ce qui attend : personne n'a à se rappeler de regarder.
- Lisez ce que le client a écrit avant de décider. C'est là que « ça fait du bruit quand je freine » apparaît.
- Approuvez-la comme rendez-vous en changeant d'abord ce qu'il faut : le véhicule, la baie, le technicien, la date et les heures. Le client reçoit une confirmation, et le technicien choisi est avisé.
- Choisissez qui est avisé quand une demande arrive, et quand un client répond à un rappel.
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16 h 50
Quels véhicules sont dans l'atelier en ce moment?
Aujourd'hui Personne ne peut dire quels véhicules sont dans l'atelier, ni à quelle étape ils sont, sans aller voir.
Avec MecanoPro Marquez un véhicule comme arrivé et il rejoint le tableau Kanban : une carte par véhicule dans l'atelier, une colonne par étape, avec des étapes nommées comme votre atelier parle. Avec les bons de travail, Enregistrer l'arrivée fait la même chose et ouvre le bon de travail d'un coup.
- Glissez une carte vers la colonne suivante pour faire passer un véhicule de l'attente d'une baie, à la baie, à l'attente du client, sans rien ouvrir.
- Fermez le rendez-vous comme terminé ou annulé. Le laisser ni l'un ni l'autre, c'est ce qui remplit un calendrier de fantômes.
- Un rendez-vous confirmé auquel personne n'est arrivé devient Manqué, et un client qui y retombe souvent est signalé la prochaine fois qu'on veut le réserver.
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Vendredi
Quand êtes-vous réellement occupés?
Aujourd'hui Vous sentez que les lundis sont fous et les vendredis calmes, mais vous ne l'avez jamais vu. La dotation est une intuition.
Avec MecanoPro Les analyses, pour les administrateurs, montrent comment l'horaire est réellement utilisé, à partir des rendez-vous que vous prenez déjà.
- Les rendez-vous pris, terminés, annulés et manqués, mois par mois sur les douze derniers.
- Les rendez-vous par jour de la semaine et par heure, la charge de chaque technicien et celle de chaque baie.
- La durée moyenne, l'avance avec laquelle les clients réservent, vos meilleurs clients et véhicules, et les montants soumis et facturés sur les rendez-vous.
Un horaire en direct, en quatre vues
Aucune n'est la vraie. Ce sont quatre fenêtres sur les mêmes rendez-vous : le comptoir et l'atelier ne peuvent jamais être en désaccord.
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Calendrier quotidien
Que se passe-t-il aujourd'hui, heure par heure, baie par baie?
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Vue par technicien
Qui est occupé et qui est libre?
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Vue Kanban
Quels véhicules sont dans l'atelier, et à quelle étape est chacun?
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Vue en tableau
Donnez-moi une liste que je peux filtrer et chercher.
Où il s'arrête et où vous commencez
Un horaire en qui vous pouvez avoir confiance ne promet rien à votre place. Voici ce qu'il vous laisse.
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Une demande n'est pas une réservation
Les demandes du site attendent en attente jusqu'à ce que quelqu'un les approuve, parce que vous seul savez si la baie est libre, si la pièce est arrivée et si vous prenez le travail. Répondez dans la journée : c'est la seule file avec un client qui attend au bout.
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Déplacer, refuser et annuler se font en silence
Glissez un rendez-vous vers une autre heure, refusez une demande ou annulez-en un, et le client ne reçoit rien. Si ça compte pour lui, appelez-le. Quand vous déplacez un rendez-vous, son « je serai là » est effacé et les rappels reprennent pour la nouvelle heure. Approuver une demande fait exception : le client est avisé que c'est confirmé.
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Annulez, ne supprimez pas
Un rendez-vous annulé vous dit ce qui était prévu et n'a pas eu lieu. Un rendez-vous supprimé disparaît de tous les comptes : une semaine d'absences ressemble à une semaine tranquille et vous n'apprenez jamais ce qui a changé.
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Manqué n'est pas annulé
Un rendez-vous confirmé auquel personne n'est arrivé est Manqué. La fiche du client avertit la personne qui s'apprête à le réserver de nouveau, avec le nombre de rendez-vous manqués dans la dernière année : vous pouvez demander un appel de confirmation avant de garder une baie.
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Vous voyez ce qui vous revient
Un technicien dont l'accès se limite à son propre travail ne voit que les rendez-vous qui lui sont assignés. Le travail d'un collègue n'a pas disparu : il est à lui. Les calendriers montrent une journée à la fois, avec des flèches et une case de date pour se déplacer.
Chaque semaine avec un calendrier que seule une pièce voit, c'est une autre semaine à deviner au comptoir
Réservez trente minutes et nous placerons quelques-uns de vos vrais rendez-vous sur un horaire en direct : vous verrez une double réservation être refusée.
Voyez-le fonctionner sur vos propres bons de travail
Trente minutes, à l'heure qui convient à l'atelier. Nous y chargeons quelques-uns de vos vrais contrats et vous nous dites où ça accrocherait.